microsoft teamsのアプリのおすすめの使い方は、
会社での業務やシーンで使うことがオススメです。
microsoft teamsとは、Microsoft officeユーザー向けの
ビジネスコミュニケーションツールです。
また情報漏洩の問題がある他社製のアプリを使用するのは
多大な損害をもたらします。
会社の信頼にも関わります。
自社では使用を避ける必要があります。
オンライン会議やチャット機能を備え、
テレワークやビジネスパートナーとして
会社の業務や学校で
便利になるツールです。
officeアプリケーションとの連携で、
連携アプリ、アドインで
複数人での業務が効率よく、
スピーディーに進めることが出来ます。
では、どのようにして使うのでしょうか。
そこで今回は
・ microsoft teamsで出来る事
・ microsoft teamsの使い方
・ microsoft teamsの特徴
・ microsoft teamsおすすめアプリ
・おすすめの連携ツール
・よくある質問
について紹介します。
microsoft teamsの利用で出来る事
microsoft teamsでは、
特定の目的を持った
チームで業務やシーンなどを
効率的に進めることが出来ます。
ここでは、
microsoft teamsのアプリで
出来ることを紹介します。
microsoft teams meeting add-in for microsoft office
◎無料版と有料版の異なる点
teams には無料版と有料版があり、
有料版は全ての機能が利用できますが、
無料版では
制限されている機能があります。
無料で利用できる機能は
次の通りです。
・ファイルやフォルダの共有
・ビデオ会議
・チャット機能
1.利用中のMicrosoft officeアプリがそのまま活用可能
teams の中で使えるものは次の通りです。
・Word
・Excel
・Power Point
・OneNote Online
です。
主なofficeアプリで作成したファイルを
共同で
チームメンバーが編集できる機能は
microsoft teamsの
最大の特徴です。
2.チーム間のグループチャットでコミュニケーションが円滑
microsoft teamsの一番の強みは
「ビデオ通話」です。
テキストチャットの内容と共に、
ビデオ通話で
コミュニケーションした会話の積み重ねを
履歴として
利用できます。
さらに、
背景を隠す機能もあり、
テレワークの時に
急なビデオ会議が入っても、
この機能で背景がバレるのを
誤魔化すことが出来ます。
ですから
急いで部屋などを片付ける必要がなくなります。
3.チームワークを効率化
ファイルの共有による共同作業と、
コミュニケーション方法の改善で
業務の効率化が出来ます。
チームにとって必要な物を取り揃えて
進めやすい仕組みを
カスタマイズできます。
インストール。microsoft teamsの活用
microsoft teamsを使うには、
最初にダウンロードする必要があります。
microsoft teamsWebアプリは
「Chrome」や「Firefox」や「Edge」
などの
デスクトップブラウザで動作します。
ここでは、
microsoft teamsのダウンロード手順と
基本的な使い方を紹介します。
1.ダウンロード方法
ダウンロードの方法は次の通りです。
・microsoft teamsにログインし「デスクトップ版をダウンロード」をクリック
・teamsを仕事用のデスクトップにダウンロード
・「teamsをダウンロード」をクリック
この様な順序で
ファイルをダウンロードすることが出来ます。
（ファイルを開くとダウンロードが開始します）
2.基本的な使い方
microsoft teamsにインストールした状態で行います。
①チームの作成
「共同作業の場所」と「参加メンバー」を設定できます。
・画面左の「チーム」をクリック
・画面左下の「チームに参加またはチームを作成」をクリック
後は画面の指示に従えば
血無を作成することが出来ます。
※目的に応じてチームを複数作成することが出来ます。
②メンバー招待
・画面左下の「ユーザーを招待」をクリック
・招待方法を選択
これでメンバーの招待が出来ます。
③チャンネル作成
チャンネルとは、
チーム内に
作成可能なセクションのことです。
目的に応じて細かく分けて
チームを作成することが出来ます。
※追加ボタンをクリックして必要事項を記入します。
④チャットツール
チャンネル画面上部の
「会話」のタブをクリックします。
メッセージを入力後、
送信ボタンをクリックすれば
メッセージが送信されます。
⑤ビデオ通話
チャット画面右上の
「ビデオ通話」
をクリックすれば、
ビデオ通話を開始できます。
3. microsoft teamsアプリ一覧
| アプリ種類 | アプリ種類 | |
| アプリストアで入手 | 生産性向上アプリ | プロジェクト管理アプリ |
| アプリストアで入手 | ビジネス部署アプリ | 業種固有のアプリ |
| ローコードソリューション | Power Apps | Power Automate |
| ローコードソリューション | Power Virtual Agents | Power BI |
| プロ開発者アプリ | 開発者ツール | 拡張可能性ポイント |
| プロ開発者アプリ | UI要素 | API |
パートナーまたは独自開発のアプリ、
ボットや自動化ワークフローや
ダッシュボードを
teamsと統合できます。
そうすれば、
自分にピッタリの
microsoft teamsを作ることが出来ます。
また仕事の流れを止めずに
進めるために、
外部アプリとワークフローをTeamsに集めます。
便利な特徴
microsoft teamsの特徴は3つあります。
1.大人数に適した管理機能
microsoft teamsの特徴は、
組織の中に
チームが設定できることです。
例えば
「Slack」の場合、
テーマごとにチャンネルを設定し、
そこにメンバーを割り当てます。
なので人数が多い組織だと
チャンネル数が増えすぎて
管理できない問題があります。
しかし microsoft teamsの場合は、
階層化して管理が出来るので
大人数の組織の管理に適しています。
2.いつでも実施可能なオンライン会議
Teams1つで、
オンライン会議に必要な機能が揃っています。
その機能で
音声会議やビデオ会議、
Web会議が
開催できます。
音声会議ではIP電話に加え、
会議用に電話番号も割り振られます。
外部から会議用電話番号にかけることで
会議に参加できたり、
招待することも出来ます。
＜利用可能デバイス＞
・Windows
・Mac
・iPhone
・Android
3.毎日使う機能を管理
Microsoft365に含まれる
「Word」や「Excel」などの
ツールはもちろんですが、
他社の外部ツールも
teamsの画面で管理し、
利用できます。
各従業員の管理が行える
プロジェクト管理アプリケーション
「Asana」など、
公式サイトでは
65種類のアプリ連携可能です。
microsoft teamsのおすすめのアプリ
microsoft teamsには、
様々なアプリケーションを追加することで
teamsインターフェイス上から
利用できる機能が備わっています。
しかし、アプリの数が多すぎて
どれを使っていいのか分からなくなります。
ここでは、 microsoft teamsの
おすすめアプリを
6つ紹介します。
1.ビデオアプリ
ビデオアプリには
「Stream」と「YouTube」があります。
①Stream
ビデオを組織内メンバー間で
共有ができるアプリです。
例えば、
経営陣と現場社員の
対話の場である
研修や
そのほかの社内イベントなどの
録画を共有する事に
最適な場所です。
②YouTube
例えばトレーニングに関する
動画が必要な時、
社内で利用できる
コンテンツがない場合を考えて見ましょう。
この様な時、
YouTubeアプリを
teamsに連携しておくことで
動画やプレイリストを
探しにいく必要が無くなるので、
必要な情報に
直ぐにたどり着くことが出来ます。
2.Polly
特に海外の teamsユーザーに
人気が高い
「投票アプリ」です。
Pollyは、
シンプルなUIで利用できるので、
teamsのチャンネルやチャット内で
手軽に投票を
実行できることが
人気の秘訣です。
Teamsの組み込むことで
様々な場面に活用することが出来ます。
・顧客にどの種類の資料を送るか決める
・イベントで講演するスピーカーを誰にするか投票で決める
・ミーティングに向けて意見をまとめる
3.Karma
Karmaは、社員間で感謝の気持ちを伝えあい、
ポイントを贈り会う
社内スコアボードの様なものです。
チャンネル内の正しいスレッドに返信することから、
プレゼンテーションを称えることまで、
職場で働く人たちが
「認められている」
と感じられる
環境を作ることが出来ます。
4.プロジェクト管理アプリ
操作性が近い
「Trello」にも
独自のアプリがあり、
その他にも
「Wrike]や「Asana」といった
プロジェクト管理者にとって
便利なアプリが登場しています。
この様な、
よく使用されている
プロジェクト管理アプリは全て、
teamsに組み込んで利用することが出来ます。
これらのプロジェクト管理ツールを
teamsのインターフェイスから離れることなく
簡単にアクセスや
利用できることが
ポイントです。
5.Wiki
Wikiは、チャンネルを作成した時に
自動で作成されるデフォルトのアプリです。
例えば
「特定チームの利用ルールを定めておき、必要に応じて追加していく」
などの共通のルールや
ナレッジを
チーム全員がアクセスできる場所にまとめておき、
必要に応じて
編集を加えて、
常に最新の状態に
保っておく事に適しています。
6.qast
Qastとは、業務の中で発生する
「Ｑ＆Ａ」を蓄積し、
自発的に発信する情報は
「メモ」として
チームに共有します。
ナレッジを一か所に蓄積できる
ナレッジ経営クラウドです。
teamsと連携させることで、
今まで埋もれていた情報を
ボタン一つで qastに投稿できます。
Qastは検索機能が優れており、
Teams内では難しい
「ひらがな⇔カタカナ」などの検索も可能な他、
フォルダとタグで情報の分類も出来ます。
Teamsの弱点を補完するツールです。
これらのアプリは、
「米国AvePoint」や
「AvePoint japan」の
エキスパートが選んだ
おすすめのサードパーティのアプリです。
おすすめの連携ツール
ここではおすすめの連携ツール
10選を紹介します。
①Trello
複数の案件やプロジェクト管理にオススメです。
特徴は、
カンバン方式という
視覚的に
タスクを管理できるスタイルです。
案件やプロジェクトごとに
ボードを作成し、x
「進行中」や
「終了」など
タスク管理が出来ます。
タスク管理は
「ガントチャート」
と使うことでも出来ます。
ガントチャートとは、
プロジェクトの管理に用いられる表のことです。
ガントチャートを使って
タスク管理を行えば
追加されたタスクは
グラフとして表示され、
進捗状況を一目で把握することが出来ます。
②Dropbox
Dropboxは、
様々なファイルや
データを
クラウド上で管理できるツールで
officeファイルを共同編集できます。
teamsとの連携で
Dropbox内に保存される
「Word」や「Excel」などの
officeファイルを直接作成や
編集できます。
③Adobe CC
Adobe CCと teamsを連携すれば、
共同作業を来なうことが出来ます。
例えば、
「Creative Cloud」に保存してある
ファイルを共有して
チーム共同で作業出来ます。
相手の作業内容も把握できるので
作業指示や
フィードバックなど
しやすい環境が構築できます。
④Mind Meister
マインドマップを作成出来ます。
マインドマップとは、
中央にメインテーマを記載して
アイデアや情報を書き加える思考方法です。
teamsと連携することで、
チャット中に出てきた
アイデアを
編集などして
可視化することが出来ます。
⑤Hub Spot
メール配信やブログ作成などに関する
様々な課題解決が出来るアプリです。
teamsと連携すれば
リアルタイムで
更新通知を受け取ることが出来ます。
⑥Evernote
音声や映像などの
情報を一元管理できるアプリです。
ジャンルが異なる情報も管理しやすいです。
teamsと連携すれば
Evernoteにあるデータを
直接編集や共有できます。
また編集権限の設定や変更も出来、
セキュリティ面でも安心できます。
⑦Polly slack
teamsと連携すれば、
Slack上で teamsのビデオ会議を利用できます。
Slack上でメンバーを選択し、
ビデオ会議を設定すれば
会議を始めることが出来ます。
⑧BOX
BOXとの連携でアプリの切り替えなしで
データの閲覧や
ダウンロードが可能になります。
またデータ管理も簡単にでき、
データを探す手間も省略できるので
業務の効率化に繋がります。
⑨Outlook
Teams上では、新しく会議を設定することが出来ます。
「スケジュールアシスタント」機能があれば、
他に予定があって
取り込み中なのか、
空き時間なのかといった
相手にステータスの確認や、
相手と
どの時間帯で
会議をすればよいかを
AIがサジェストしてくれます。
microsoft teamsの機能での質問
ここでは、よくある質問を紹介します。
①レコーディング機能とは何ですか?
【回答】
Teams会議やグループ通話を記録して、
音声やビデオ、
および画面共有の
アクティビティを
キャプチャできます。
レコーディングから文字起こしが
自動的にできるオプションもあるので、
会員は字幕付きで再生して
論点を振り返ることが出来ます。
② プラグインをインストール出来る redmineのクラウドサービスは?
【回答】
redmineにインストールされていないプラグインを
利用する場合は、
ファーエンドテクノロジーが
日本向けのサポートを行っている、
redmineベースの
クラウドサービス
「Planio」を検討してみましょう。
「Planio」の各プランのうち
最上位の
「Enterprise」プランは、
措定のプラグインの
インストールに対応しています。
③Teams活用で裏技や裏機能はありますか?
【回答】
裏技や裏機能として3つ紹介します。
・チャットのピン留め
「毎日報告で利用するチャット」や
「主なチームのチャット」を
一覧から
探す手間を無くす方法です。
Teamsのチャットグループやチームの一覧は、
自分用にピン留めする、
ピン止め、
ドラッグ操作で並び変えられるほか、
ピン留めして
上位に固定表示
することが出来ます。
・チャットのブックマーク
「共有した資料が見つからない」や
「報告を再送してもらう」
といった
面倒を無くす方法です。
複数のチャンネルに参加していたり、
流れの速いチャットに参加している時、
もう一度読みたいチャットを
探すのは手間がかかります。
読み返したいチャットは
ブックマークに保存すれば
簡単に確認する事が出来ます。
・ポータルサイトに全てを集約
社内のお知らせを確認する為だけに、
ブラウザを起動して、
ページにアクセスする手間を無くす方法です。
Teamsでは
様々な情報を共有できますが、
ユーザー間での
情報共有を目的としています。
社内システムへの
リンクや
前者向けのお知らせは
ポータルサイトに集約して
サイドメニューに表示すると便利です。
自社の使用だけでなく学校やプライベートでも
microsoft teamsのおすすめの使い方と特徴など
便利なものばかりです。
おすすめの使い方は、
自社の会社での業務やシーンで使うことです。
しかし、会社の業務だけでなく
学校の中でも使うことが出来る
便利な機能が沢山あります。
また情報流出はプライベート、
私生活においても気を付ける必要があります。
本記事では「おすすめツール」や「おすすめアプリ」を紹介しました。
microsoft teamsを利用する時は是非参考にしてみて下さい。
