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microsoft teamsのアプリのおすすめ使い方は、

 

会社での業務やシーンで使うことがオススメです。

 

 

microsoft teamsとは、Microsoft officeユーザー向けの

 

 

ビジネスコミュニケーションツールです。

 

 

 

また情報漏洩の問題がある他社製のアプリ使用するのは

 

 

多大な損害をもたらします。

 

 

会社の信頼にも関わります。

 

自社では使用を避ける必要があります。

 

 

オンライン会議やチャット機能を備え、

 

テレワークやビジネスパートナーとして

 

会社の業務や学校で

 

 

便利になるツールです。

 

 

officeアプリケーションとの連携で、

 

連携アプリ、アドインで

 

複数人での業務が効率よく、

 

 

スピーディーに進めることが出来ます。

 

 

 

では、どのようにして使うのでしょうか。

 

 

 

そこで今回は

 

 

microsoft teamsで出来る事

 

microsoft teamsの使い方

 

microsoft teamsの特徴

 

microsoft teamsおすすめアプリ

 

・おすすめの連携ツール

 

よくある質問

 

 

について紹介します。

 

 

 

 

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microsoft teamsの利用で出来る事

 

 

 

 

microsoft teamsでは、

 

特定の目的を持った

 

チームで業務やシーンなどを

 

効率的に進めることが出来ます。

 

 

 

ここでは、

 

microsoft teamsのアプリで

 

出来ることを紹介します。

 

microsoft teams meeting add-in for microsoft office

 

 

 

 

無料版と有料版の異なる点

 

 

 

teams には無料版と有料版があり、

 

 

有料版は全ての機能が利用できますが、

 

 

 

無料版では

 

制限されている機能があります。

 

 

 

 

 

無料で利用できる機能は

 

次の通りです。

 

 

 

 

・ファイルやフォルダの共有

 

 

・ビデオ会議

 

 

・チャット機能

 

 

 

 

 

 

1.利用中のMicrosoft officeアプリがそのまま活用可能

 

 

 

 

teams の中で使えるものは次の通りです。

 

 

 

Word

 

Excel

 

Power Point

 

OneNote Online

 

 

 

です。

 

 

主なofficeアプリで作成したファイルを

 

共同で

 

チームメンバーが編集できる機能は

 

 

microsoft teams

 

 

最大の特徴です。

 

 

 

 

 

2.チーム間のグループチャットでコミュニケーションが円滑

 

 

 

 

microsoft teamsの一番の強みは

 

 

「ビデオ通話」です。

 

 

 

テキストチャットの内容と共に、

 

 

ビデオ通話で

 

コミュニケーションした会話の積み重ねを

 

履歴として

 

 

利用できます。

 

 

 

 

 

さらに、

 

 

背景を隠す機能もあり、

 

 

テレワークの時に

 

急なビデオ会議が入っても、

 

 

 

この機能で背景がバレるのを

 

 

誤魔化すことが出来ます。

 

 

 

 

ですから

 

急いで部屋などを片付ける必要がなくなります。

 

 

 

 

 

3.チームワークを効率化

 

 

 

ファイルの共有による共同作業と、

 

 

コミュニケーション方法の改善で

 

 

業務の効率化が出来ます。

 

 

 

チームにとって必要な物を取り揃えて

 

進めやすい仕組みを

 

 

カスタマイズできます。

 

 

 

インストール。microsoft teamsの活用

 

 

 

 

microsoft teamsを使うには、

 

 

最初にダウンロードする必要があります。

 

 

microsoft teamsWebアプリは

 

 

Chrome」や「Firefox」や「Edge

 

などの

 

デスクトップブラウザで動作します。

 

 

 

ここでは、

 

 

microsoft teamsのダウンロード手順と

 

 

基本的な使い方を紹介します。

 

 

 

 

 

 

 

1.ダウンロード方法

 

 

 

 

ダウンロードの方法は次の通りです。

 

 

 

microsoft teamsにログインし「デスクトップ版をダウンロード」をクリック

 

 

teamsを仕事用のデスクトップにダウンロード

 

 

・「teamsをダウンロード」をクリック

 

 

 

 

この様な順序で

 

ファイルをダウンロードすることが出来ます。

 

 

 

(ファイルを開くとダウンロードが開始します)

 

 

 

 

 

 

2.基本的な使い方

 

 

 

microsoft teamsにインストールした状態で行います。

 

 

 

 

 

 

①チームの作成

 

 

 

「共同作業の場所」と「参加メンバー」を設定できます。

 

 

 

・画面左の「チーム」をクリック

 

 

・画面左下の「チームに参加またはチームを作成」をクリック

 

 

 

後は画面の指示に従えば

 

 

血無を作成することが出来ます。

 

 

 

 

※目的に応じてチームを複数作成することが出来ます。

 

 

 

 

 

 

②メンバー招待

 

 

 

・画面左下の「ユーザーを招待」をクリック

 

 

・招待方法を選択

 

 

 

これでメンバーの招待が出来ます。

 

 

 

 

 

③チャンネル作成

 

 

 

チャンネルとは、

 

 

チーム内に

 

作成可能なセクションのことです。

 

 

 

目的に応じて細かく分けて

 

 

チームを作成することが出来ます。

 

 

 

※追加ボタンをクリックして必要事項を記入します。

 

 

 

 

 

 

④チャットツール

 

 

 

チャンネル画面上部の

 

 

「会話」のタブをクリックします。

 

 

 

メッセージを入力後、

 

 

送信ボタンをクリックすれば

 

 

メッセージが送信されます。

 

 

 

 

 

 

⑤ビデオ通話

 

 

 

 

チャット画面右上の

 

 

「ビデオ通話」

 

 

をクリックすれば、

 

 

 

ビデオ通話を開始できます。

 

 

 

 

 

 

3. microsoft teamsアプリ一覧

 

 

 

 

アプリ種類 アプリ種類
アプリストアで入手 生産性向上アプリ プロジェクト管理アプリ
アプリストアで入手 ビジネス部署アプリ 業種固有のアプリ
ローコードソリューション Power Apps Power Automate
ローコードソリューション Power Virtual Agents Power BI
プロ開発者アプリ 開発者ツール 拡張可能性ポイント
プロ開発者アプリ UI要素 API

 

 

 

 

パートナーまたは独自開発のアプリ、

 

 

ボットや自動化ワークフローや

 

 

ダッシュボードを

 

 

teamsと統合できます。

 

 

そうすれば、

 

自分にピッタリの

 

 

microsoft teamsを作ることが出来ます。

 

 

また仕事の流れを止めずに

 

めるために、

 

外部アプリとワークフローをTeamsに集めます。

 

 

 

 

便利な特徴

 

 

 

 

microsoft teamsの特徴は3つあります。

 

 

 

 

1.大人数に適した管理機能

 

 

 

microsoft teamsの特徴は、

 

 

組織の中に

 

チームが設定できることです。

 

 

 

 

例えば

 

Slack」の場合、

 

 

テーマごとにチャンネルを設定し、

 

 

そこにメンバーを割り当てます。

 

 

なので人数が多い組織だと

 

 

チャンネル数が増えすぎて

 

 

管理できない問題があります。

 

 

 

 

しかし microsoft teamsの場合は、

 

 

階層化して管理が出来るので

 

 

大人数の組織の管理に適しています。

 

 

 

 

 

 

 

2.いつでも実施可能なオンライン会議

 

 

 

 

Teams1つで、

 

オンライン会議に必要な機能が揃っています。

 

 

その機能で

 

 

音声会議やビデオ会議、

 

Web会議が

 

 

開催できます。

 

 

 

 

音声会議ではIP電話に加え、

 

 

会議用に電話番号も割り振られます。

 

 

 

 

外部から会議用電話番号にかけることで

 

 

会議に参加できたり、

 

 

招待することも出来ます。

 

 

 

 

 

<利用可能デバイス>

 

 

 

Windows

 

Mac

 

iPhone

 

Android

 

 

 

 

 

3.毎日使う機能を管理

 

 

 

Microsoft365に含まれる

 

 

Word」や「Excel」などの

 

 

ツールはもちろんですが、

 

 

 

他社の外部ツールも

 

 

 

teamsの画面で管理し、

 

 

利用できます。

 

 

 

各従業員の管理が行える

 

プロジェクト管理アプリケーション

 

Asana」など、

 

公式サイトでは

 

65種類のアプリ連携可能です。

 

 

 

microsoft teamsのおすすめのアプリ

 

 

 

 

microsoft teamsには、

 

 

々なアプリケーションを追加することで

 

teamsインターフェイス上から

 

 

利用できる機能が備わっています。

 

 

 

しかし、アプリの数が多すぎて

 

 

どれを使っていいのか分からなくなります。

 

 

 

 

ここでは、 microsoft teams

 

おすすめアプリを

 

6つ紹介します。

 

 

 

 

 

 

1.ビデオアプリ

 

 

 

ビデオアプリには

 

 

Stream」と「YouTube」があります。

 

 

 

 

Stream

 

 

 

ビデオを組織内メンバー間

 

共有できるアプリです。

 

 

 

例えば、

 

経営陣と現場社員の

 

対話の場である

 

研修や

 

そのほかの社内イベントなどの

 

録画を共有する事に

 

 

最適な場所です。

 

 

 

 

 

YouTube

 

 

 

例えばトレーニングに関する

 

動画が必要な時、

 

 

社内で利用できる

 

コンテンツがない場合を考えて見ましょう。

 

 

 

 

この様な時、

 

 

YouTubeアプリを

 

teamsに連携しておくことで

 

 

動画やプレイリストを

 

探しにいく必要が無くなるので、

 

 

必要な情報に

 

直ぐにたどり着くことが出来ます。

 

 

 

 

 

 

2.Polly

 

 

 

特に海外の teamsユーザーに

 

人気が高い

 

「投票アプリ」です。

 

 

 

 

Pollyは、

 

シンプルなUIで利用できるので、

 

 

 

teamsのチャンネルやチャット内で

 

手軽に投票を

 

実行できることが

 

 

人気の秘訣です。

 

 

 

Teamsの組み込むことで

 

 

様々な場面に活用することが出来ます。

 

 

 

 

 

・顧客にどの種類の資料を送るか決める

 

 

・イベントで講演するスピーカーを誰にするか投票で決める

 

 

・ミーティングに向けて意見をまとめる

 

 

 

 

 

 

3.Karma

 

 

 

 

Karmaは、社員間で感謝の気持ちを伝えあい、

 

 

 

ポイントを贈り会う

 

社内スコアボードの様なものです。

 

 

 

チャンネル内の正しいスレッドに返信することから、

 

 

 

プレゼンテーションを称えることまで、

 

 

 

職場で働く人たちが

 

 

「認められている」

 

 

と感じられる

 

 

環境を作ることが出来ます。

 

 

 

 

 

 

4.プロジェクト管理アプリ

 

 

 

 

操作性が近い

 

 

Trello」にも

 

独自のアプリがあり、

 

 

その他にも

 

 

Wrike]や「Asana」といった

 

 

プロジェクト管理者にとって

 

 

 

便利なアプリが登場しています。

 

 

 

 

この様な、

 

 

よく使用されている

 

プロジェクト管理アプリは全て、

 

 

teamsに組み込んで利用することが出来ます。

 

 

 

 

 

これらのプロジェクト管理ツールを

 

 

teamsのインターフェイスから離れることなく

 

 

簡単にアクセスや

 

利用できることが

 

 

ポイントです。

 

 

 

 

 

 

5.Wiki

 

 

 

Wikiは、チャンネルを作成した時に

 

 

自動で作成されるデフォルトのアプリです。

 

 

 

例えば

 

 

「特定チームの利用ルールを定めておき、必要に応じて追加していく」

 

どの共通のルールや

 

 

ナレッジを

 

チーム全員がアクセスできる場所にまとめておき、

 

 

必要に応じて

 

 

編集を加えて、

 

 

常に最新の状態に

 

 

保っておく事に適しています。

 

 

 

 

 

6.qast

 

 

 

 

Qastとは、業務の中で発生する

 

 

「Q&A」を蓄積し、

 

 

自発的に発信する情報は

 

 

「メモ」として

 

 

チームに共有します。

 

 

 

ナレッジを一か所に蓄積できる

 

 

ナレッジ経営クラウドです。

 

 

 

teamsと連携させることで、

 

 

今まで埋もれていた情報を

 

 

ボタン一つで qastに投稿できます。

 

 

 

Qastは検索機能が優れており、

 

 

Teams内では難しい

 

 

「ひらがな⇔カタカナ」などの検索も可能な他、

 

 

フォルダとタグで情報の分類も出来ます。

 

 

Teamsの弱点を補完するツールです。

 

 

 

これらのアプリは、

 

 

「米国AvePoint」や

 

AvePoint japan」の

 

 

エキスパートが選んだ

 

 

おすすめのサードパーティのアプリです。

 

 

 

 

おすすめの連携ツール

 

 

 

 

ここではおすすめの連携ツール

 

10選を紹介します。

 

 

 

 

Trello

 

 

複数の案件やプロジェクト管理にオススメです。

 

 

 

特徴は、

 

カンバン方式という

 

 

視覚的に

 

 

タスクを管理できるスタイルです。

 

 

 

案件やプロジェクトごとに

 

 

ボードを作成し、x

 

 

 

「進行中」や

 

「終了」など

 

 

 

タスク管理が出来ます。

 

 

 

タスク管理は

 

 

「ガントチャート

 

と使うことでも出来ます。

 

 

 

 

ガントチャートとは、

 

 

プロジェクトの管理に用いられる表のことです。

 

 

ガントチャートを使って

 

 

タスク管理を行えば

 

 

追加されたタスクは

 

 

グラフとして表示され、

 

 

進捗状況を一目で把握することが出来ます。

 

 

 

 

 

 

Dropbox

 

 

 

 

Dropboxは、

 

様々なファイルや

 

 

データを

 

 

クラウド上で管理できるツールで

 

 

officeファイルを共同編集できます。

 

 

 

teamsとの連携で

 

 

Dropbox内に保存される

 

 

Word」や「Excel」などの

 

 

officeファイルを直接作成や

 

 

 

編集できます。

 

 

 

 

 

Adobe CC

 

 

 

Adobe CC teamsを連携すれば、

 

 

共同作業を来なうことが出来ます。

 

 

 

例えば、

 

 

Creative Cloud」に保存してある

 

ファイルを共有して

 

 

 

チーム共同で作業出来ます。

 

 

 

相手の作業内容も把握できるので

 

 

作業指示や

 

 

 

フィードバックなど

 

 

しやすい環境が構築できます。

 

 

 

 

 

Mind Meister

 

 

 

マインドマップを作成出来ます。

 

 

 

 

マインドマップとは、

 

 

 

中央にメインテーマを記載して

 

 

アイデアや情報を書き加える思考方法です。

 

 

 

 

teamsと連携することで、

 

 

チャット中に出てきた

 

 

アイデアを

 

編集などして

 

 

可視化することが出来ます。

 

 

 

 

 

Hub Spot

 

 

 

 

メール配信やブログ作成などに関する

 

 

様々な課題解決が出来るアプリです。

 

 

 

teamsと連携すれば

 

 

リアルタイムで

 

 

更新通知を受け取ることが出来ます。

 

 

 

 

 

 

Evernote

 

 

 

 

音声や映像などの

 

 

情報を一元管理できるアプリです。

 

 

ジャンルが異なる情報も管理しやすいです。

 

 

 

teamsと連携すれば

 

 

Evernoteにあるデータを

 

 

直接編集や共有できます。

 

 

また編集権限の設定や変更も出来、

 

 

 

セキュリティ面でも安心できます。

 

 

 

 

 

 

⑦Polly slack

 

 

 

teamsと連携すれば、

 

 

 

Slack上で teamsのビデオ会議を利用できます。

 

 

 

Slack上でメンバーを選択し、

 

 

ビデオ会議を設定すれば

 

 

会議を始めることが出来ます。

 

 

 

 

 

BOX

 

 

 

 

BOXとの連携でアプリの切り替えなしで

 

 

データの閲覧や

 

 

ダウンロードが可能になります。

 

 

 

またデータ管理も簡単にでき、

 

 

 

データを探す手間も省略できるので

 

 

業務の効率化に繋がります。

 

 

 

 

 

 

Outlook

 

 

 

Teams上では、新しく会議を設定することが出来ます。

 

 

 

「スケジュールアシスタント」機能があれば、

 

 

 

他に予定があって

 

取り込み中なのか、

 

 

空き時間なのかといった

 

 

 

相手にステータスの確認や、

 

 

相手と

 

 

どの時間帯で

 

会議をすればよいかを

 

 

AIがサジェストしてくれます。

 

 

 

 

microsoft teamsの機能での質問

 

 

 

 

ここでは、よくある質問を紹介します。

 

 

 

①レコーディング機能とは何ですか?

 

 

【回答】

 

 

 

Teams会議やグループ通話を記録して、

 

 

音声やビデオ、

 

 

および画面共有の

 

 

アクティビティを

 

 

キャプチャできます。

 

 

 

レコーディングから文字起こしが

 

自動的にできるオプションもあるので、

 

 

 

会員は字幕付きで再生して

 

 

論点を振り返ることが出来ます。

 

 

 

 

 

 

プラグインをインストール出来る redmineのクラウドサービスは?

 

 

【回答】

 

 

 

redmineにインストールされていないプラグインを

 

利用する場合は、

 

 

 

ファーエンドテクノロジーが

 

日本向けのサポートを行っている、

 

 

redmineベースの

 

 

クラウドサービス

 

 

Planio」を検討してみましょう。

 

 

 

Planio」の各プランのうち

 

 

最上位の

 

 

Enterprise」プランは、

 

 

措定のプラグインの

 

インストールに対応しています。

 

 

 

 

 

 

Teams活用で裏技や裏機能はありますか?

 

 

【回答】

 

 

裏技や裏機能として3つ紹介します。

 

 

 

 

・チャットのピン留め

 

 

 

「毎日報告で利用するチャット」や

 

 

主なチームのチャット」を

 

 

一覧から

 

探す手間を無くす方法です。

 

 

 

 

 

Teamsのチャットグループやチームの一覧は、

 

自分用にピン留めする、

 

ピン止め、

 

ドラッグ操作で並び変えられるほか、

 

ピン留めして

 

上位に固定表示

 

することが出来ます。

 

 

 

 

 

 

・チャットのブックマーク

 

 

 

 

「共有した資料が見つからない」や

 

 

「報告を再送してもらう」

 

 

といった

 

面倒を無くす方法です。

 

 

 

 

複数のチャンネルに参加していたり、

 

 

 

流れの速いチャットに参加している時、

 

 

 

もう一度読みたいチャットを

 

 

 

探すのは手間がかかります。

 

 

読み返したいチャットは

 

 

ブックマークに保存すれば

 

 

簡単に確認する事が出来ます。

 

 

 

 

 

 

・ポータルサイトに全てを集約

 

 

 

 

社内のお知らせを確認する為だけに、

 

 

ブラウザを起動して、

 

 

ページにアクセスする手間を無くす方法です。

 

 

Teamsでは

 

様々な情報を共有できますが、

 

 

ユーザー間での

 

情報共有を目的としています。

 

 

社内システムへの

 

 

リンクや

 

前者向けのお知らせは

 

ポータルサイトに集約して

 

サイドメニューに表示すると便利です。

 

 

 

 

自社の使用だけでなく学校やプライベートでも

 

 

 

 

microsoft teamsのおすすめ使い方と特徴など

 

便利なものばかりです。

 

 

 

 

おすすめ使い方は、

 

 

自社の会社での業務やシーンで使うことです。

 

 

しかし、会社の業務だけでなく

 

学校の中でも使うことが出来る

 

 

便利な機能が沢山あります。

 

 

 

 

 

また情報流出はプライベート、

 

私生活においても気を付ける必要があります。

 

 

本記事では「おすすめツール」や「おすすめアプリ」を紹介しました。

 

microsoft teamsを利用する時は是非参考にしてみて下さい。