パワーポイントを初心者が練習!作り方と使い方、見せ方のコツと初心者向けの本(練習問題が付属)

スポンサードリンク


 

パワーポイントの作り方はネットにあふれているが、

「初心者向き」と言いながらあれもこれもと解説してあり

練習には、ちょっと多すぎる印象。

 

 

ここではシンプルに、プレゼン資料作成の初心者が

押さえておきたいポイントを5つに絞って紹介する。

 

ミスしがちな「配色」についても参考になれば。

 

 

スポンサードリンク

パワーポイント、初心者に向けた作り方と使い方、見せ方のコツ

初心者でもできるパワーポイント資料作成のポイントは、
以下の5つ。

 

 

フォーマットの活用

 

初心者なら、テンプレート通りの流れでつくってみる。

パワーポイントに入っているテンプレートを使ってもいいし、

先輩から提供されたり社のデータベースから得られるものを

活用できるなら、それを修正しながら使うのも一つ。

 

すでに社内に良くできている資料があれば、

許可を取ってうまく活用してみる。

 

これは俺も霞が関の時によく使った手(笑)。

 

 

肝は最初と終わり

 

インパクトのあるタイトルと、まとめのスライドで

本編をサンドイッチすること。

ここが良くできていると資料全体が締まる。

 

プレゼンの前後で最も長く表示され、

聞き手の目に触れている時間が長い

この最初と最後のスライドは作成に手を抜かない。

 

 

印象的な見出し

 

プレゼン上手な人の資料には、興味を引く見出しが

使われていることが多い。

 

ほんの一例だが、

 

3,5,7といった数字を入れる

(なぜか人は奇数に興味を覚える)

 

疑問形にする

 

「衝撃の」「圧倒的な」など強い言葉を入れる

 

リスクを明示する

 

といったテクニックがある。

 

 

文字は極力少なく

 

後から読めば分かるような資料は、プレゼンには適さない。

 

プレゼン時の話に注意を向けるためにも

文字だらけの資料にしない。

 

表現は短く簡潔に、スライドを大胆に使うこと。

 

プレゼンでの資料は読み物ではなく、

「見せる物」と考える。

 

文字はポイントのみに抑えて最小限にし、

図やグラフを中心にしたい。

 

数字やチャートなどの図解を使うと説得力があり、

何より見やすい。

 

 

シンプルを基本に

 

初心者ほど全ての内容を盛り込もうとするが、

限られた時間のプレゼンでは、特に

「何を切り捨てるか」が求められる。

 

目安としては、1スライド2分程度で話せる内容にする。

 

またデザインに凝らず、強弱をつけることを意識する。

見やすさにも配慮。

 

背景に画像を使わないことや、カラーやレイアウト、

フォントや書式に一貫性を持たせること。

 

重要ワードは大きな文字にするが、

全ての文字で25〜30ポイント程度が理想。

かつフォントは3種類以下に。

 

個人的には、メイリオ18ポイント以上を推奨する。

 

 

元同僚のリツさんはやたらアニメーションを多用していたが、

あれは趣味の領域にとどめておくこと(笑)。

 

どうしても使いたいなら、なるべく現場でミスをする

要素をなくすため、アニメーションを入れるなら

自動再生にするといった工夫を。

 

資料作りに慣れてきたら

 

以下のポイントも意識しておくといい。

 

 

1スライド1メッセージ

 

いろいろ伝えたい気持ちは分かるが、

パワーポイントに載せる言葉は

本当に伝えたいキーワードに絞る。

 

1つのスライドで伝えるメッセージは1つ、

スライドに入れる図も1スライド1つ。

 

 

後からその資料だけを見ても大事なことが分かるように、

必須のポイントをしっかり盛り込んでおくこと。

 

資料をそのまま読むのは最悪なプレゼンの方法(笑)。

作成段階から聞く側の立場になるのがコツだ。

 

 

見やすさを考える

 

作成の基本的なセオリーは以下の通り。

 

・表紙はシンプルにし、スライドの背景に画像は使わない

・説明は、上から下、左から右の流れが基本

 

あなたが使いやすいテンプレートを用意しておくと、

次回以降の作成がとても楽になる。

 

 

ロジカルに表現できるか?

 

主張に一貫性があるかどうかを確認する。

デザインも大切だが、やはり中身が一番なので。

 

「大きい」「しっかりした」「できるだけ」・・・

こうしたファジーな表現は使わず、数字などで表現する。

 

 

keynoteやslid.esを活用

 

テンプレートを活用する他に、

伝わりやすい資料を作成するための

パワーポイントに代わるツール。

 

これらを活用するのも一つ。

 

 

パワーポイントの初心者なら練習してみよう。見やすい配色って?

 

上で語ったデザインに関連するが、

やたら目立たせようと様々な色を使ってしまうケースがある。

 

これは資料を見る側からすると非常に見づらく、

肝心のスライドの中身に集中できない。

 

 

ここも、やはりシンプルを基本に。

 

 

まずは、スライドのテーマカラーを決めて

各スライドのベースの色を決定。

 

 

そして、スライドのテーマカラーの他に2色程度

に抑えると、見やすく内容に集中できるデザインになる。

 

パワーポイントの使い方、初心者は初心者向けの本を参考に…練習問題も有効。おすすめは「とにかくシンプル」

 

パワーポイント資料作成のコツをお伝えしてきた。

 

プレゼン資料といえば、パワーポイント。

 

肝を押さえた資料がつくれると

当日の説明も楽だし、仕事ができる人だと思われる。

 

 

俺にとっては、霞が関の監査法人に勤めるように
なった社会人初の格闘が、中小企業の
クライアント向けのプレゼン資料作成。

 

アメリカに戻って起業したマイケル。

彼の説明は明快でパワーポイントも素晴らしく、

コツをパクらせてもらった(笑)。

 

また当時事務所が採用していたSAPのシステムの管理者向け

新機能のプレゼンを任されたことを機に、リツさんと一緒に

霞が関ビルの25Fで毎日残業していた。

 

この頃が最もパワーポイントが身近だった時期で、資料の

シナリオ作りにアドバイスをくれたコンサル会社の佐藤さんから

分かりやすいスライドの作り方を学んだ。

 

 

プレゼン用パワーポイント作成に当たり

意識したいのは、

 

何より、聞く側の立場になって資料に接すること。

 

やりがちなミスとして、スライドの内容を

そのまま読んでしまうことがあるが・・・

聞いている側はこれほど退屈なことはない。

 

 

作成段階から、スライドに書いてあることと話す内容を

同じにせず、話すシナリオは別で用意しておくこと。

 

資料には、そのスライドだけを後から見て分かるように

必須のポイントを盛り込んでおくことを忘れずに。

 

 

完璧主義になってのめり込むと、パワポ作成はほぼ

無間地獄に陥る(笑)。ある程度納得できるところまで

作れたら、リハーサルに移ることが必須。

 

本番を想定し、一人でそのスライドとシナリオの通りに

話していくと、思わぬところでつまったり、

資料の分かりづらさや欠陥に気づく。

 

 

このリハーサルと修正を繰り返すことで

資料とプレゼン内容の精度も効率よく上がっていく。

 

 

このリハーサルを徹底することが、

当日の緊張を極力減らす方法にもなる。

 

何度も実際のプレゼンを想定して、

一人でも繰り返し練習してみる。

 

 

プレゼン資料を完璧に作れる人というのはいる。

俺の同期のタッチーがそうだったように(笑)。

 

しかし当然だが、どんなに良い資料を準備しても

プレゼンの現場でしくじったら意味がないし、

作成した資料も全く活かせない。

 

 

プレゼン本番でもいろいろなコツがあるが、相手の

メリットを考えて自信を持って伝えれば余計な緊張は

しなくなるし、不必要に失敗を恐れる気持ちも消える。

 

どう思われるかを気にし始めると

不毛な緊張が収まらなくなる。

 

 

またオーディエンスの顔を見れないときは無理に見ようとせず、

映し出された画面や自分のパソコンのモニターを見ながら

話すのも一つ。

 

聞いている人達の顔を見なければいけない

という決まりはないので。

 

 

説明は、スライドの左上から右下への流れが自然。

 

 

あいまいな言葉は具体的な数字に置き換え、

論理的に説明すること。

 

普段より大きな声で、いつもより

ゆっくりめに話す。

 

そして常に考えるのは、相手にあなたの商品や

サービスの魅力を伝え、聞き手の役に立つこと。

 

これを繰り返していく中で、プレゼンの技術は

自然に上がっていく。

 

スポンサードリンク

仕事
海外移住者のつぶやき(先人の知恵を最大限に活用したいあなたへ)

コメント

  1. はる より:

    聞く側の立場になって資料に作成するのは大前提ながら、忘れがちになるかもしれないです。あれもこれもと詰め込まずですね!

  2. ドクターC より:

    パワーポイントは使えません。プレゼンとか仕事で必要ないので。「3、5、7といった数字を入れる」これおもしろいですね。確かにそうです。5つの○○とか、3つのポイントはよく見かけます。なぜ奇数なんですかね。おもしろいです。

  3. るまんど より:

    プレゼン苦手です。
    「百聞は一見にしかず」を念頭に、自分で説明するより見てもらった方が印象に残るかと思って色々詰め込みがちなんですよね。
    聞く側の立場になって資料を作らないとダメなんですね。